Условия оплаты

Как согласуется смета

Начинаем с брифа: задача, дата, города участников, масштаб и ограничения бюджета. Затем определяем состав услуг агентства и внешние расходы. Отдельно показываем площадку, питание, техническое оснащение, артистическую программу, перевозку и проживание — в зависимости от вашего проекта.

Смета должна отвечать на конкретные вопросы: сколько гостей обслуживается, сколько часов длится программа, какие дни и ночи поездки учтены, какое оборудование и персонал предусмотрены. Одинаковое название услуги не означает одинаковую комплектацию.

Что означает цена «от»

Стартовые цены на страницах услуг относятся к указанным там пакетам. Они помогают оценить масштаб задачи, но не заменяют расчёт под дату и площадку. У каждого пакета есть состав, продолжительность и исключения. Дополнительные часы, второй день программы, сезонная загрузка и изменения числа гостей могут изменить итог.

В окончательной смете фиксируем агентскую работу, внешние расходы и применимые налоги. Стоимость аренды, гонораров, билетов или проживания не включается автоматически только потому, что агентство занимается их подбором.

Этапы оплаты

1. Согласовываем концепцию, состав услуг и расчёт бюджета.
2. Фиксируем условия работы и график платежей в договоре и приложениях.
3. Предоставляем счёт с реквизитами и назначением платежа.
4. Бронируем согласованные позиции с учётом сроков и условий поставщиков.
5. После выполнения работ оформляем предусмотренные договором закрывающие документы.

Размер предварительного платежа, промежуточные расчёты и срок окончательной оплаты определяются для конкретного проекта. Единого процента предоплаты для всех мероприятий нет: условия площадки и подрядчиков могут различаться.

Доставка, монтаж и время доступа

Если проект включает оборудование, декорации или мебель, заранее согласуем доставку, разгрузку, монтаж, демонтаж и вывоз. Для расчёта нужны адрес, подъезд, ограничения пропускного режима, лифты, расстояние до зоны работ и разрешённые часы доступа.

Транспорт и монтаж отражаются в смете. Ночная работа, ожидание допуска, дополнительный рейс и перенос согласованного окна оцениваются по фактическому заданию. Бесплатная доставка или фиксированная цена за километр не распространяются автоматически на все мероприятия.

Дополнительные работы и изменения

Новая активность, изменение меню, дополнительный артист, увеличение времени или количества гостей обсуждаются до заказа. Согласуем влияние на бюджет и сроки и фиксируем обновлённый состав. Так у команды заказчика и организатора остаётся одна версия проекта.

Перенос или отмена рассматриваются по договору и условиям уже подтверждённых бронирований. Нельзя заранее обещать одинаковый возврат для билета, площадки и артистического выступления: у этих позиций разные условия. По вашему запросу разберём, какие позиции ещё можно изменить.

Документы и закрытие проекта

Для подготовки договора нужны данные заказчика и контакт ответственного за согласование. Состав закрывающих документов определяется договором. Если у вашей организации есть закупочный регламент, требования к счёту или срокам документооборота, сообщите об этом до подтверждения проекта.

Вопросы по расчёту и документам направляйте на info@pocketevent.ru. Укажите компанию, дату мероприятия и позицию сметы, которую хотите уточнить.