Проект для Газпрома в Дубае
Организация мероприятия на площадке 1 000 м². Зарубежный проект входит в опыт PocketEvent наряду с событиями в России.
О проекте ↗
POCKETEVENT · МОСКВА И ПОДМОСКОВЬЕ
Организация конференций в Москве
Сильная программа. Точная организация.
Организация конференций в Москве: от повестки и площадки до регистрации, репетиций и работы сцены. Согласуем спикеров, технический состав, питание и смету. Один ответственный — за весь конференционный день.
Конференция с одной сценой — от 1 100 000 ₽ ↓КОНЦЕПЦИЯ · ПРОГРАММА · ОРГАНИЗАЦИЯ3D Рендер — концепция: организация конференций
Организация конференций.
От первого тезиса — до финальной сессии.
От первого тезиса — до финальной сессии.
Помогаем компаниям провести деловую встречу, где участники слышат докладчиков, находят нужную секцию и успевают поговорить друг с другом. Содержание, пространство и работа команды связаны единым планом.
↓POCKETEVENT / ОПЫТ БОЛЬШИХ СОБЫТИЙ
За этим событием —
команда с историей.
Организуем корпоративные и деловые мероприятия с 2013 года. За плечами команды — сотни событий, российские и зарубежные проекты, конференции и встречи распределённых коллективов.
С 2013работаем в организации событий
Сотнимероприятий в опыте команды
Россия и миропыт российских и зарубежных проектов
VR-мероприятие на 2 000 участников
В опыте команды — мероприятие в виртуальной реальности для большой аудитории. Формат дополняет практику очных и деловых событий.
О формате и опыте ↗Обсудим опыт, близкий к вашей задаче. На первом разговоре сопоставим формат, число участников, географию и состав работ. Подробности проектов и доступные материалы обсуждаем с учётом договорённостей с клиентами.
Обсудить похожий проектОрганизация конференции: задача, аудитория и программа
Начинаем с цели встречи и состава участников. Повестка определяет число залов, порядок выступлений, возможности общения и техническое задание.
Пленарная сессия, секции и результат
Фиксируем, что должно произойти на конференции: обмен опытом, обсуждение стратегии, представление продукта или встреча партнёров. Отделяем выступления для всех от тем отдельных групп. Для каждого блока определяем модератора, длительность, вопросы и необходимые материалы. Количество докладов подбираем под доступное время, оставляя переходы, перерывы и возможность обсудить услышанное.
Корпоративная и отраслевая аудитория
Внутренняя конференция объединяет сотрудников и руководителей; партнёрская или отраслевая — гостей с разным уровнем знакомства с темой. Уточняем состав, приглашения, регистрацию и правила доступа. Организация площадки и программы сама по себе не означает привлечение аудитории: рекламу, продажи билетов и работу со спонсорами обсуждаем как отдельные задачи, без обещаний заданной посещаемости.
Спикеры, модерация и управление регламентом
У каждого выступления есть тема, ответственный и место в общей программе. Подготовка материалов начинается до монтажа, а не в момент выхода докладчика на сцену.
Подготовка внутренних выступлений
Заказчик определяет докладчиков и подтверждает содержание. Мы собираем темы, длительность и требования к демонстрации, помогаем связать выступления в программу и организуем техническую репетицию. Модератор получает имена, представления, порядок вопросов и сигналы времени. Существенные изменения повестки возвращаем на согласование, чтобы участники получили обещанную программу.
Внешние эксперты и условия участия
Подбираем кандидатов под тему и аудиторию, проверяем доступность, формат участия, гонорар и райдер. Условия записи, публикации презентации и использования имени согласуем отдельно. Конкретный эксперт считается подтверждённым после договорённостей. Стартовые пакеты рассчитаны на внутренних докладчиков заказчика; внешние гонорары не включаются автоматически.
Репетиции, презентации и вопросы
До конференции проверяем финальные файлы, видео, звук, шрифты и читаемость экрана. Готовим согласованную резервную копию презентаций и порядок переключения. Ведущий знает, как передавать микрофон и завершать дискуссию. Для удалённого выступления отдельно тестируем соединение и резервный сценарий; трансляция требует собственного технического задания.
ВАША КОНФЕРЕНЦИЯ / 5 ШАГОВ
Обсудить конференцию. Начнём с программы.
Укажите аудиторию, масштаб и формат. Уточним число рабочих зон, готовность программы и технические задачи.
Бюджет ещё не определён?
Это тоже подходящая отправная точка.
ВЫБИРАЕМ НАСТРОЕНИЕ
Одна сцена, параллельные секции или конференция с поездкой
Выбирайте формат по повестке и аудитории. Большое количество участников не всегда требует нескольких треков, а параллельная программа требует собственной команды в каждой зоне.
Конференция с одной сценой
Единая программа для 60 участников: доклады, вопросы, два кофе-брейка и обед в течение дня до шести часов. Один зал помогает удерживать общий контекст. Заранее проверяем рассадку, видимость экрана и акустику, готовим регистрацию и бейджи. Порядок докладов и перерывов связываем с работой технической команды и площадки.
Обсудить этот формат ↗
Пленарная сессия и параллельная секция
Программа для 120 участников до восьми часов: общий сбор и отдельный тематический поток. У каждой зоны есть координатор и техническое сопровождение, участники получают понятное расписание. Переходы между залами учитываем в тайминге. Общие перерывы, финальный сбор и распределение аудитории согласуем до утверждения схемы площадки.
Обсудить этот формат ↗
Конференция с приездом региональных участников
Деловая программа дополняется координацией прибытия, гостиниц и трансферов. Собираем города и окна приезда, проверяем, когда делегаты успевают на регистрацию и когда им нужно отправляться обратно. Число ночей, маршруты и вечерняя часть рассчитываются отдельно. Конференционная комплектация не превращается автоматически в многодневный пакет с размещением.
Обсудить этот формат ↗Регистрация и работа с участниками
Вход, бейджи, навигация и распределение потоков — часть производства конференции. Прорабатываем их вместе с программой и пространством.
Именные списки и бейджи
Согласуем, кто формирует список и подтверждает изменения, какие данные нужны на бейдже и как обрабатываются замены. Определяем число стоек и сотрудников регистрации по ожидаемому потоку. Нестандартные ситуации передаём ответственному заказчика; дополнительные гости не включаются в питание и рассадку без проверки доступного состава.
Маршруты и доступность
Проверяем путь от входа до гардероба, зала, секции и зоны питания. В расписании и навигации используем одинаковые названия помещений. Для спикеров и подрядчиков определяем отдельные точки встречи. Требования к доступности обсуждаем с заказчиком и площадкой до подтверждения аренды, чтобы они были учтены в реальной схеме пространства.
УДАЛЁННАЯ КОМАНДА / ОБЩАЯ ВСТРЕЧА
Вся Россия.
Одна точка встречи.
Собираем распределённые команды из городов России. Подбираем и оформляем авиабилеты с наценкой PocketEvent 0%, координируем прилёты, трансферы, гостиницы и обратную дорогу.
АВИАБИЛЕТЫ / 0% НАЦЕНКИ
Новосибирск → МоскваБилеты · встреча · отель · мероприятие · обратная дорога
Примеры городов отправления. Подбираем доступные рейсы и пересадки под даты события; схема не является расписанием авиакомпаний.
ПЕРЕЛЁТЫ КОМАНДЫБилеты берём на себя.
Подбор маршрутов, согласование тарифов, оформление и координация прилётов — в одном процессе организации события.
0%наценка PocketEvent
на авиабилеты
на авиабилеты
Сам билет оплачивается по согласованному тарифу. Условия багажа, обмена, возврата и сборы перевозчика отражаем отдельно; 0% относится к нашей наценке на билет, а не к стоимости перелёта или всей организации.
- 01Город отправления
- 02Перелёт или поезд
- 03Отель и трансфер
- 04Событие и дорога домой
Перелёты и билеты
Собираем города вылета, даты и число участников, подбираем маршруты по России, при необходимости — железнодорожные билеты. Согласуем рейсы, багаж, тарифы и условия обмена, после чего организуем покупку билетов. Перед оформлением проверяем данные пассажиров по согласованному каналу.
Гостиницы и проживание
Подбираем отели по расположению, категории и бюджету, организуем бронирование номеров и список размещения. Учитываем ранний заезд, поздний выезд, завтраки и пожелания к расселению. Условия отмены и дополнительные ночи согласуем до бронирования.
Встреча и трансферы
Планируем маршрут аэропорт или вокзал — отель — площадка и обратно. Подбираем транспорт под группы и багаж, назначаем точки сбора и координаторов. В графике оставляем время на получение багажа, дорогу и регистрацию гостей.
Единая координация
Готовим маршрутную памятку с контактами, временем встреч и адресами. Связываем прибытие групп с началом программы; при задержке рейса согласуем изменения трансфера и заселения. Для тех, кто остаётся онлайн, отдельно планируем подключение и участие.
Поездки — часть единого проекта. Подбор маршрутов, гостиниц и транспорта связываем с общей организацией. Билеты, проживание и трансферы показываем в смете отдельными строками по фактическому составу поездок. Наценка PocketEvent на авиабилеты — 0%.
Рассчитать встречу командыГОСТИНИЦЫ / РАССЕЛЕНИЕ / СОПРОВОЖДЕНИЕ
Вся команда размещена.
Каждый гость учтён.
Работаем напрямую с гостиницами Москвы: запрашиваем условия для корпоративных групп, подбираем номерной фонд и организуем расселение. Размещение связываем с рейсами, трансферами и программой события.
- Подбор и партнёрские условия
- Сравниваем расположение, категории номеров, завтраки и условия группового бронирования. Запрашиваем партнёрские тарифы на нужные даты; согласуем объём номерного фонда и срок его подтверждения.
- План расселения
- Собираем rooming list: кто, в каком номере и на какие даты размещается. Учитываем одноместное и совместное проживание, пожелания команды, ранние прилёты и дополнительные ночи.
- Заселение без разрозненных задач
- Передаём согласованные списки в отель, планируем прибытие групп и информирование гостей. Связываем работу стойки размещения с расписанием транспорта и началом программы.
- Изменения и выезд
- Координируем изменения списков, продление проживания и выезд. Условия отмены, раннего заезда и позднего выезда согласуем заранее; доплаты отражаем в общей смете.
ВЫБОР ПО ЗАДАЧЕ
Комплектация и сравнение вариантов
Сравните число участников, длительность и включённые услуги. Для сопоставления двух смет на одинаковую аудиторию пересчитаем комплектации под единый бриф.
| Параметр | Конференция с одной сценой | Пленарная сессия и параллельная секция | Конференция с приездом региональных участников |
|---|---|---|---|
| Масштаб стартовой комплектации | 60 участников, до 6 часов | 120 участников, до 8 часов | Гости, дни и ночи по брифу |
| Рабочие пространства | Один зал и одна сцена | Пленарный зал и отдельная секция | Залы и гостиница по маршруту |
| Команда и техника | Модератор, координатор и техника зала | Модерация, координаторы и техника двух зон | По числу площадок и дней |
| Питание | Два кофе-брейка и обед | Два кофе-брейка и обед | По расписанию всей поездки |
| Отдельные расходы | Внешние спикеры, трансляция, перевод, поездка | Внешние спикеры, трансляция, перевод, поездка | Билеты, номера, трансферы и дополнительные дни |
ПЛОЩАДКА / ОБОРУДОВАНИЕ / РЕПЕТИЦИЯ
Площадка и техническое производство
Программа и пространство работают вместе.
Проверяем вместимость с учётом реальной сцены, режиссёрского пульта, проходов и выбранной рассадки. Сопоставляем высоту экрана и расстояние до последних рядов, акустику, микрофоны и точки подключения. В техническом задании фиксируем состав оборудования, персонал и время работы. Монтаж, настройка и демонтаж имеют собственный график: шесть или восемь часов деловой программы не заменяют расчёт технических смен.
Сценическое событие, питание и перемещения гостей согласуем по времени. У организаторов есть единый план, а у участников — понятная навигация и контакт координатора.
Резерв материалов и единый режиссёрский план.
Назначаем ответственного за финальный комплект файлов и порядок запуска. Техническая команда получает список выступлений, микрофонов, видео и переходов. До регистрации проверяем презентации и согласованную резервную копию. При изменении докладчика или продолжительности модератор и координаторы получают одну актуальную версию программы; новое оборудование и дополнительные смены согласуются по смете.
ЕДА / СЕРВИС / ЗАБОТА О ГОСТЯХ
Кофе-брейки, обед и нетворкинг
В стартовые комплектации входят два кофе-брейка и обед. Рассчитываем число порций и точек подачи по аудитории и времени перерывов. Вечерний банкет и дополнительные приёмы пищи согласуются отдельно.
- Состав и подача. Согласуем меню, порции, напитки, время подачи и число гостей. Проверяем, входят ли посуда, мебель, текстиль, официанты и уборка.
- Пищевые ограничения. Заранее собираем пожелания: вегетарианское меню, исключение отдельных продуктов и аллергены. Передаём их кейтерингу и согласуем маркировку блюд и возможности кухни.
- Условия площадки. Проверяем зоны подготовки, подключение оборудования, доступ персонала и время доставки. Количество линий подачи и мест для обеда соотносим с числом участников и длительностью перерыва.
- Связь с программой. Кофе-брейк следует за сессией, обед не сокращает следующую сессию, поздно прибывшая группа получает согласованное питание. Изменения меню и числа порций отражаем в смете.
СОДЕРЖАНИЕ / ЛЮДИ / РЕПЕТИЦИЯ
Внутренние докладчики и приглашённые эксперты
Организуем подготовку выступлений и работу модераторов. Если нужны внешние эксперты, подбираем кандидатов, согласуем условия и включаем их гонорары отдельной строкой сметы.
Подбор по теме
Формируем список кандидатов под темы бизнеса, технологий, лидерства и культуры команды. Запрашиваем доступность, гонорар, партнёрские условия и райдер у представителей. Согласуем с вами кандидатуру и содержание; участие подтверждаем после договорённостей, а не по одному имени в презентации.
Программа на утверждение
Собираем доклады, дискуссии, вопросы, переходы и перерывы в единый регламент. Согласуем тезисы и правила модерации. Для параллельных секций определяем время общего сбора и ответственного в каждом зале.
Подготовка выступлений
Сводим презентации, требования к сцене, микрофонам и экрану. Организуем техническую проверку и согласованную репетицию. Для онлайн-спикера проверяем подключение; заранее определяем порядок действий при изменении программы.
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ СОБЫТИЯ
Конференционный день — по рабочему регламенту
Финальный тайминг объединяет программу, репетиции, регистрацию и питание. В нём видно не только начало доклада, но и подготовку команды к следующему блоку.
Обсудить программу ↗- Техника и репетиция
До прихода аудитории проверяем экран, звук, финальные файлы и сценические переходы. Время монтажа и настройки согласуем с площадкой отдельно от часов конференции.
- Регистрация и открытие
Участники получают бейджи и расписание; координаторы направляют гостей в нужный зал. Модератор обозначает регламент и порядок вопросов.
- Сессии и перерывы
Доклады, обсуждения и работа секций идут по утверждённой последовательности. Кофе-брейки и обед привязаны к выходу потоков, чтобы очереди не сокращали время следующего выступления.
- Материалы и закрытие
Собираем согласованные презентации и фотографии, уточняем права на передачу. Ответственному заказчика передаём предусмотренный комплект материалов и закрываем организационные вопросы.
ОПЫТ / СОДЕРЖАНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ
Опыт масштабных деловых и корпоративных событий
У PocketEvent есть опыт российских и зарубежных конференций, а также многодневных корпоративных выездов с большой аудиторией.
ОПЫТ КОМАНДЫ / ПОЛНЫЙ ЦИКЛ
Содержание и работа подрядчиков в одном плане
В практике команды — корпоративные выезды примерно на 500 участников продолжительностью три дня: индивидуальная концепция, приглашённые звёзды и спикеры, логистика, кейтеринг и разработанные под компанию активности.
Этот организационный опыт используем при подготовке новых деловых событий: связываем программу, пространство, работу подрядчиков и сопровождение людей. Состав конкретной конференции определяем по её повестке; часы, аудитория и смета фиксируются отдельно.
Обсудить нашу конференцию ↗Что согласуем для вашей конференции
- Повестка. Темы, последовательность и ожидаемый результат.
- Выступающие. Внутренние докладчики, модераторы и приглашённые эксперты.
- Производство. Сцена, звук, экран, файлы и репетиция.
- Участники. Регистрация, навигация, питание и прибытие.
- Смета. Рабочие часы, состав команды и дополнительные услуги.
ПАРТНЁРСКИЕ УСЛОВИЯ / ЕДИНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
Больше организации.
Без лишних расходов.
Используем партнёрские скидки площадок, гостиниц, артистов, кейтерингов и транспортных компаний. Эти условия могут компенсировать стоимость нашей работы: итоговая смета бывает сопоставима с самостоятельной закупкой или ниже.
0%наценка агентства на авиабилеты
Партнёрские ценына площадки и услуги подрядчиков
Один проектот концепции до возвращения гостей
| Задача | Организуете сами | С PocketEvent |
|---|---|---|
| Площадка | Запрашиваете предложения и согласуете аренду, технику и часы доступа. | Подбираем площадки Москвы и России, запрашиваем партнёрские скидки и сравниваем полную комплектацию. |
| Артисты и топовые спикеры | Отдельно связываетесь с представителями, проверяете даты, гонорары и райдеры. | Ведём подбор, переговоры по условиям и доступным скидкам, согласование программы и сопровождение выступления. |
| Кейтеринг | Сравниваете меню, выход блюд, персонал, посуду и логистику подачи. | Подбираем меню и поставщика на партнёрских условиях; связываем питание с таймингом и числом гостей. |
| Авиабилеты и трансферы | Собираете маршруты и ведёте изменения поездок каждого участника. | Оформляем авиабилеты без нашей наценки, подбираем транспорт с учётом партнёрских условий и координируем группы. |
| Гостиницы | Проверяете наличие, групповые условия, списки размещения и сроки отмены. | Используем прямые контакты с гостиницами Москвы, запрашиваем групповые тарифы и ведём расселение. |
| Управление и итоговая цена | Сводите предложения подрядчиков и распределяете задачи внутри компании. Ваши договорные скидки также учитываются. | Показываем услуги подрядчиков, применённые скидки и вознаграждение за организацию в одной смете; сопоставляем итог с вашим вариантом. |
Скидки зависят от даты, объёма, площадки и конкретного подрядчика. Сравниваем итог после скидок и организационного вознаграждения, при одинаковых услугах и условиях. Универсального процента экономии для всех мероприятий нет.
Сравнить смету моего событияПРОЗРАЧНОСТЬ В ДЕТАЛЯХ
Цены: организация конференций
Первый пакет рассчитан на одну сцену и 60 участников в течение шести часов. Второй — на 120 участников и восемь часов: включает пленарную программу, отдельную секцию, технику и координаторов двух зон.
ЧТО БЕРЁМ НА СЕБЯ
Организация от первого брифа
до последнего трансфера
Организуем полный цикл, включая поездку и расселение, если они нужны вашему проекту. В стартовую цену входят только услуги, перечисленные в карточке выбранного пакета. Остальные задачи добавляем в смету с составом и стоимостью.
- Концепция и программа: бриф, креативная идея, сценарий, тайминг и утверждение материалов.
- Площадка и производство: подбор, согласование аренды, зонирование, сценография и координация технических служб.
- Артисты и спикеры: поиск, переговоры, согласование гонораров и райдеров, репетиции и сопровождение.
- Кейтеринг: подбор меню, учёт ограничений питания, согласование подачи, персонала и сервировки.
- Билеты и транспорт: маршруты по России, оформление поездок, встреча групп и расписание трансферов.
- Гостиницы: подбор, переговоры по групповым тарифам, бронирование и план расселения.
- Проведение: регистрация гостей, работа координаторов, контроль программы и взаимодействие подрядчиков.
- Завершение: выезд из гостиниц, обратные трансферы, сверка оказанных услуг и закрывающие документы.
Подбор и координация — работа агентства. Аренда, билеты и гонорары — стоимость самих услуг.
В карточках перечислены услуги подрядчиков и работа агентства, включённые в стартовый пакет. Каждый дополнительный зал, день, маршрут, номер и номер программы согласуем отдельно. В общей смете видны состав, стоимость и применённые партнёрские условия.
01 / СОСТАВ ПРОГРАММЫ
Конференция с одной сценой
от 1 100 000 ₽
за конференционный день до 6 часов в Москве · 60 участников
- Зал, экран, микрофоны и базовое техническое сопровождение
- Программа внутренних выступлений, модератор и техническая репетиция
- Регистрация, именные бейджи и сопровождение гостей
- Два кофе-брейка и обед на 60 участников
- Фотограф, тайминг и сбор согласованных материалов после конференции
- Разработка сценария, менеджмент, координация и вознаграждение PocketEvent в указанной сумме
Не включено: Проживание, трансферы и вечерний банкет; Реклама и продажа билетов, внешние спикеры, синхронный перевод и интернет-трансляция; Авиабилеты и железнодорожные билеты; наценка PocketEvent на авиабилет 0%, сам билет оплачивается отдельно; Гонорары приглашённых звёзд и внешних спикеров, специальные шоу и сложная застройка; Дополнительные часы и дни, сверх согласованного состава.
Рассчитать этот пакет ↗02 / СОСТАВ ПРОГРАММЫ
Пленарная сессия и параллельная секция
от 1 650 000 ₽
за конференционный день до 8 часов в Москве · 120 участников
- Пленарный зал и отдельное пространство секции
- Регистрация с раздельными потоками и координатор каждой зоны
- Репетиция, экранная поддержка, звук и техническая команда двух зон
- Два кофе-брейка и обед на 120 участников
- Модерация, фотограф и согласованный комплект материалов
- Разработка сценария, менеджмент, координация и вознаграждение PocketEvent в указанной сумме
Не включено: Проживание, трансферы и вечерний банкет; Публичная трансляция, привлечение аудитории, внешние звёздные спикеры и синхронный перевод; Авиабилеты и железнодорожные билеты; наценка PocketEvent на авиабилет 0%, сам билет оплачивается отдельно; Гонорары приглашённых звёзд и внешних спикеров, специальные шоу и сложная застройка; Дополнительные часы и дни, сверх согласованного состава.
Рассчитать этот пакет ↗03 / ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРОДАКШН
Многопоточная конференция
Смета под
вашу концепцию
несколько площадок, треков или дней
- Сцена, секции и техническая инфраструктура
- Спикеры, модераторы и отдельные треки
- Поездки, гостиницы и трансферы делегатов
Число гостей — один из параметров. Для сложного проекта отдельно считаем каждый день и площадку.
Обсудить проектЦены «от» относятся к указанному числу гостей, длительности и составу на согласованную дату. Разработка, менеджмент, координация и вознаграждение PocketEvent уже включены; повторная комиссия сверху не начисляется. Итоговая смета фиксирует площадку, меню, райдер, налоги и обязательные сборы, условия переноса и изменения заказа. Проживание и билеты не включены. Трансферы входят только там, где прямо перечислены в составе пакета. Гонорары внешних спикеров, интернет-трансляция, перевод, реклама и привлечение аудитории оплачиваются отдельно. Наценка PocketEvent на авиабилет — 0%; это не бесплатный билет и не отмена тарифа перевозчика и его условий.
- 01 Площадка и питание
- Проверяем часы аренды, меню, обслуживание, уборку, минимальный заказ и условия своего алкоголя. Площадка со своей кухней и лофт с выездным кейтерингом требуют разных расчётов.
- 02 Программа и оформление
- Фиксируем состав программы, часы работы ведущего и артистов, оформление. Дополнительный номер или фотозона включаются после согласования стоимости.
- 03 Техника и логистика
- Уточняем звук, свет, доставку, монтаж и демонтаж. Учитываем оборудование площадки, чтобы не оплачивать одинаковые позиции дважды.
- 04 Подготовка и управление
- Агентское вознаграждение — оплата подготовки и управления проектом. В смете нужны сумма или процент, база его начисления и налоговые условия. Уже включённую в пакет организацию повторно не прибавляют.
Как работает комиссия: условный расчёт при расходах на подрядчиков 3 000 000 ₽ и ставке 10% — 300 000 ₽ за организацию, всего 3 300 000 ₽ до отдельно согласованных расходов и налогов. Это пример формулы, а не установленный тариф PocketEvent.
Как сравнивать предложения: при одинаковом числе гостей сопоставляйте меню, часы аренды и работы команды, технику, доставку, вознаграждение и налоги. Цена за гостя без этой расшифровки не показывает полный бюджет.
ОРГАНИЗАЦИЯ БЕЗ ПРОБЕЛОВ
Подготовка, контроль изменений и материалы после события
- 01Бриф и ограничения
Уточняем цель, аудиторию, дату, бюджет и обязательные требования. Определяем, кто согласует концепцию, смету и материалы, чтобы комментарии приходили согласованно.
На выходе — единый бриф - 02Концепция и состав
Обсуждаем формат, площадку, программу и варианты комплектации. Проверяем, что предложенные активности подходят гостям, а пространство — сценарию и техническому заданию.
На выходе — выбранное решение - 03Рабочий план
Сводим сценарий, смету, график монтажа, контакты и зоны ответственности. До события согласуем порядок изменений, материалы для экрана и финальный состав участников.
На выходе — комплект согласований - 04Координация события
Работаем по согласованному таймингу и распределённым ролям. Проверяем готовность пространства и техники; изменения обсуждаются с ответственным представителем заказчика.
На выходе — закрытие проекта
До производства согласуем доступ к материалам компании и правила публикации кадров. Фото и видео участников используем по согласованным условиям. Дополнительные задачи и изменения состава закрепляем в рабочем плане и смете.
ЖУРНАЛ / ОСОЗНАННЫЙ ВЫБОР
Полезно до
первого брифа
Разбираем подготовку, бюджет и критерии выбора организатора. Материалы помогают сформулировать задачу и сравнить предложения при одинаковом составе работ.
Как составить смету большого мероприятия
Расходы подрядчиков, работа агентства, скидки и логистика: что сравнивать в предложениях.
Читать материал ↗Чек-лист подготовки корпоративного события
Решения и согласования от первого брифа до расселения, выхода спикеров и обратных трансферов.
Читать материал ↗Как выбрать event-агентство и читать рейтинги
Как оценить похожие проекты, отзывы, команду и методику подборки, а не только место в списке.
Читать материал ↗ПЕРЕД ПЕРВЫМ РАЗГОВОРОМ
Вопросы об организации конференции
Практические детали, которые помогают подготовить бриф и сравнить предложения.
С чего начинается подготовка конференции?
С брифа: цель, аудитория, дата, масштаб и готовность программы. Уточняем число залов, внутренних и внешних выступающих, требования к записи и языкам. После этого предлагаем площадку, состав команды, техническое решение и смету; сроки согласований фиксируем вместе с заказчиком.
Кто готовит программу и приглашает спикеров?
Заказчик подтверждает содержание и внутренних докладчиков. Мы связываем темы в программу, организуем модерацию, сбор файлов и репетицию. Внешних экспертов подбираем и приглашаем по отдельному согласованию: доступность, гонорар, райдер и права на запись проверяются до подтверждения участия.
Сколько стоит организация конференции в Москве?
Конференция с одной сценой — от 1 100 000 ₽, за конференционный день до 6 часов в Москве · 60 участников. Пленарная сессия и параллельная секция — от 1 650 000 ₽, за конференционный день до 8 часов в Москве · 120 участников. Состав и исключения каждого пакета приведены в прайсе. Вознаграждение агентства уже включено. Дату, комплектацию, налоговые условия и итоговую сумму фиксируем в смете.
Что входит в техническое сопровождение?
Оборудование и команда, перечисленные в выбранной комплектации и уточнённые в техническом задании. Проверяем экран, звук, микрофоны, финальные файлы и сценические переходы. Монтажные часы, настройку и демонтаж согласуем отдельно от длительности деловой программы; сложная застройка не включается автоматически.
Можно добавить перевод или интернет-трансляцию?
Да, после согласования языков, аудитории и формата участия. Определяем оборудование, специалистов, каналы связи и условия площадки, проводим техническую проверку. Перевод, удалённые подключения и публичная трансляция не входят в стартовые цены и рассчитываются отдельными позициями.
Включены ли реклама, продажа билетов и привлечение участников?
Нет. Стартовые комплектации относятся к организации и проведению конференционного дня для согласованной аудитории. Рекламную кампанию, билетный сервис и работу со спонсорами обсуждаем отдельно. Не обещаем заданное число регистраций, продажи или коммерческий результат только за счёт производства события.
Как организуются питание, гостиница и приезд делегатов?
В обоих стартовых пакетах предусмотрены два кофе-брейка и обед на указанное число участников. Билеты, гостиницы, трансферы и вечерний банкет добавляются отдельно. Маршруты и проживание подбираем под расписание конференции; наценка PocketEvent на авиабилет 0%, сам билет оплачивается по тарифу перевозчика.
Какие материалы передаются после конференции?
Согласованный комплект презентаций и фотографий в пределах прав и договорённостей с выступающими. Видео, монтаж записи, расшифровки и публикация материалов не включаются автоматически. До события фиксируем состав результата, формат передачи и ответственных за утверждение.
РАССКАЖИТЕ О ВАШЕМ СОБЫТИИ
Обсудить задачу и смету конференции
Укажите цель, аудиторию, дату и готовность программы. Это поможет предметно обсудить площадку, техническое задание и состав сметы.
Можно заполнить форму
или продолжить разговор в мессенджере.
ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ / НЕЗАВИСИМАЯ ПЛОЩАДКА
Что говорят
наши клиенты
Отзывы о работе команды — в Яндекс Картах. Ниже короткие выдержки с именами и датами; полные тексты и актуальные оценки доступны в карточке агентства.
«Заказывала корпоратив для компании Савушкин»Полный отзыв в Яндексе ↗
«отвечают на все вопросы, подробно прорабатывают детали»Полный отзыв в Яндексе ↗
«оперативно ответили, быстро рассчитали стоимость»Полный отзыв в Яндексе ↗
ЖУРНАЛ · ПРАКТИКА B2B
Руководства для организатора
Практические материалы для подготовки события и согласования решений внутри компании.