Проект для Газпрома в Дубае
Организация мероприятия на площадке 1 000 м². Зарубежный проект входит в опыт PocketEvent наряду с событиями в России.
О проекте ↗
POCKETEVENT · МОСКВА И ПОДМОСКОВЬЕ
MICE-мероприятия в Москве
Деловая задача. Поездка. Одна команда организаторов.
Организуем MICE-мероприятия в Москве и Подмосковье: программу, площадку, проживание и перемещения участников в одном проекте. Собираем гостей из регионов, согласуем маршруты и смету, сопровождаем от прибытия до обратной дороги.
Деловой выезд с размещением — от 2 650 000 ₽ ↓КОНЦЕПЦИЯ · ПРОГРАММА · ОРГАНИЗАЦИЯ3D Рендер — концепция: mice-мероприятия
MICE-мероприятия.
Программа и поездка — в одном рабочем плане.
Программа и поездка — в одном рабочем плане.
Деловой выезд требует согласовать больше, чем зал и выступления. Связываем города отправления, номерной фонд, питание, встречи и время возвращения, чтобы каждый участник понимал свой маршрут.
↓POCKETEVENT / ОПЫТ БОЛЬШИХ СОБЫТИЙ
За этим событием —
команда с историей.
Организуем корпоративные и деловые мероприятия с 2013 года. За плечами команды — сотни событий, российские и зарубежные проекты, конференции и встречи распределённых коллективов.
С 2013работаем в организации событий
Сотнимероприятий в опыте команды
Россия и миропыт российских и зарубежных проектов
VR-мероприятие на 2 000 участников
В опыте команды — мероприятие в виртуальной реальности для большой аудитории. Формат дополняет практику очных и деловых событий.
О формате и опыте ↗Обсудим опыт, близкий к вашей задаче. На первом разговоре сопоставим формат, число участников, географию и состав работ. Подробности проектов и доступные материалы обсуждаем с учётом договорённостей с клиентами.
Обсудить похожий проектMICE-мероприятие под вашу деловую задачу
Сначала определяем цель, аудиторию и результат встречи. Затем выбираем географию, продолжительность и состав услуг; маршрут должен помогать программе, а не усложнять её.
Встречи, мотивационные поездки, конференции и выставки
MICE объединяет Meetings, Incentives, Conferences и Exhibitions. Для заказчика это разные задачи: рабочая встреча, поощрительная программа, конференция или участие команды в выставке. Мы собираем необходимый состав организации вокруг вашей цели. Выставочные взносы, стенд, специальная застройка и внешние эксперты обсуждаются отдельно; сам выбор направления MICE не включает их в стартовый пакет.
Маршрут после целей и состава группы
Уточняем число участников, города, доступные даты и необходимость общей деловой части. Оцениваем время в дороге и удобство площадки, проверяем номерной фонд на нужные даты. Для короткого выезда выбираем понятные перемещения; для многодневной поездки распределяем нагрузку и оставляем время на прибытие, отдых и возвращение.
Программа и travel-план в одном проекте
Деловая часть, проживание и сопровождение не существуют как отдельные несвязанные заказы. У них общий список участников, календарь решений и ответственный координатор.
Деловая часть и общение
Определяем, какие решения требуют общей встречи, а какие — отдельных групп. Соединяем выступления, рабочие обсуждения, перерывы и вечернее общение без перегруженного расписания. Участники заранее знают, где состоится следующий блок и сколько времени предусмотрено на переход.
Окна прибытия и обратного выезда
Собираем города и время приезда, согласуем точки встречи и групповые маршруты. Общую программу ставим после основного прибытия. Во второй день соотносим окончание активности, обед, освобождение номеров и отправление транспорта. Индивидуальные ранние и поздние поездки рассчитываем отдельно.
Индивидуальная концепция
Подбираем содержание под культуру компании и интересы аудитории. Деловая встреча может продолжиться общей творческой задачей, культурной программой или спокойным вечером. Состав, ведущих, реквизит и условия участия согласуем в брифе; не переносим готовый сценарий на новую команду только по числу гостей.
ВАШ MICE-ПРОЕКТ / 5 ШАГОВ
Обсудить поездку. Начнём с деловой задачи.
Укажите аудиторию, города отправления и формат. Затем уточним длительность, географию и размещение. Паспортные данные здесь не нужны.
Бюджет ещё не определён?
Это тоже подходящая отправная точка.
ВЫБИРАЕМ НАСТРОЕНИЕ
Три сценария делового выезда
Начните с задач группы. Стартовые комплектации ниже рассчитаны на два дня и одну ночь в Москве или Подмосковье; другие маршруты и продолжительность получают отдельную смету.
Деловой выезд с размещением
Два дня для 60 участников: деловой зал в первый день, общий ужин, одноместное размещение и короткая командная или культурная программа после завтрака. Один согласованный групповой маршрут связывает Москву и площадку. Включённые услуги перечислены в прайсе; билеты до Москвы и индивидуальные поездки добавляются отдельно.
Обсудить этот формат ↗
Региональная встреча с двумя потоками
Выезд на 100 участников с пленарным залом и отдельной секцией в первый день. Предусмотрены одноместные номера, питание, два групповых маршрута встречи и отправления в пределах московского транспортного узла. Координаторы помогают с потоками, расселением и изменениями; во второй день команда собирается на общую программу.
Обсудить этот формат ↗
Поощрительная поездка или участие в выставке
Содержание и логистику собираем под отдельную задачу: мотивация команды, встречи партнёров, поездка делегации. Проверяем даты, географию и доступность услуг, определяем деловую и культурную части. Выставочные взносы, посещения, дополнительные ночи и зарубежные расходы не входят в московские стартовые цены.
Обсудить этот формат ↗Участники из регионов и международные проекты
У PocketEvent есть опыт российских и зарубежных событий. Каждый новый маршрут проверяем под конкретные даты, состав группы и программу.
География и документы
Для первого расчёта достаточно городов, количества людей и дат. Паспортные данные через открытый квиз не собираем. Необходимые сведения для оформления передаются позже по согласованному каналу. Условия въезда, языки, страхование и документы определяются после выбора маршрута; подтверждённый опыт не означает автоматическую доступность любой поездки.
Изменения и условия поставщиков
До подтверждения показываем сроки оплаты, изменения списков, отмены и возможные доплаты отеля, перевозчика и площадки. Не обещаем бесплатный возврат любого билета или номера. При изменении программы проверяем последствия для всех связанных услуг и согласуем новую версию списка, маршрута и сметы.
УДАЛЁННАЯ КОМАНДА / ОБЩАЯ ВСТРЕЧА
Перелёты по России и наземные маршруты
Собираем распределённые команды из городов России. Подбираем и оформляем авиабилеты с наценкой PocketEvent 0%, координируем прилёты, трансферы, гостиницы и обратную дорогу.
АВИАБИЛЕТЫ / 0% НАЦЕНКИ
Новосибирск → МоскваБилеты · встреча · отель · мероприятие · обратная дорога
Примеры городов отправления. Подбираем доступные рейсы и пересадки под даты события; схема не является расписанием авиакомпаний.
ПЕРЕЛЁТЫ КОМАНДЫБилеты берём на себя.
Подбор маршрутов, согласование тарифов, оформление и координация прилётов — в одном процессе организации события.
0%наценка PocketEvent
на авиабилеты
на авиабилеты
Сам билет оплачивается по согласованному тарифу. Условия багажа, обмена, возврата и сборы перевозчика отражаем отдельно; 0% относится к нашей наценке на билет, а не к стоимости перелёта или всей организации.
- 01Город отправления
- 02Перелёт или поезд
- 03Отель и трансфер
- 04Событие и дорога домой
Перелёты и билеты
Собираем города вылета, даты и число участников, подбираем маршруты по России, при необходимости — железнодорожные билеты. Согласуем рейсы, багаж, тарифы и условия обмена, после чего организуем покупку билетов. Перед оформлением проверяем данные пассажиров по согласованному каналу.
Гостиницы и проживание
Подбираем отели по расположению, категории и бюджету, организуем бронирование номеров и список размещения. Учитываем ранний заезд, поздний выезд, завтраки и пожелания к расселению. Условия отмены и дополнительные ночи согласуем до бронирования.
Встреча и трансферы
Планируем маршрут аэропорт или вокзал — отель — площадка и обратно. Подбираем транспорт под группы и багаж, назначаем точки сбора и координаторов. В графике оставляем время на получение багажа, дорогу и регистрацию гостей.
Единая координация
Готовим маршрутную памятку с контактами, временем встреч и адресами. Связываем прибытие групп с началом программы; при задержке рейса согласуем изменения трансфера и заселения. Для тех, кто остаётся онлайн, отдельно планируем подключение и участие.
Поездка — часть единого проекта. В смете отдельно видны билеты, номера и транспорт. Одна ночь размещения и групповые маршруты, перечисленные в выбранном пакете, уже входят в стартовую сумму и повторно не прибавляются. Дополнительные ночи и индивидуальные поездки согласуем отдельно. Наценка PocketEvent на авиабилет — 0%; сам билет оплачивается по тарифу.
Рассчитать встречу командыГОСТИНИЦЫ / РАССЕЛЕНИЕ / СОПРОВОЖДЕНИЕ
Размещение и управление номерным фондом
Оба стартовых пакета включают одну ночь в одноместных номерах стандартной категории согласованного отеля и завтрак: 60 или 100 номеров по числу участников. Доступность номерного фонда проверяем на ваши даты до подтверждения заказа.
- Подбор и партнёрские условия
- Сравниваем расположение, категории номеров, завтраки и условия группового бронирования. Запрашиваем партнёрские тарифы на нужные даты; согласуем объём номерного фонда и срок его подтверждения.
- План расселения
- Собираем rooming list — согласованный список расселения. Для стартовых пакетов предусмотрен отдельный номер каждому участнику на одну ночь. Дополнительные ночи, иные категории и изменение размещения рассматриваем отдельно; списки передаём по согласованному процессу.
- Заселение без разрозненных задач
- Передаём согласованные списки в отель, планируем прибытие групп и информирование гостей. Связываем работу стойки размещения с расписанием транспорта и началом программы.
- Изменения и выезд
- Координируем изменения списков, продление проживания и выезд. Условия отмены, раннего заезда и позднего выезда согласуем заранее; доплаты отражаем в общей смете.
ВЫБОР ПО ЗАДАЧЕ
Комплектация и сравнение вариантов
Сравните число гостей, номера, залы и маршруты. Для проверки бюджета самостоятельной организации и проекта с агентством используем одинаковые даты и состав услуг.
| Параметр | Деловой выезд с размещением | Региональная встреча с двумя потоками | Поощрительная поездка или участие в выставке |
|---|---|---|---|
| Состав группы | 60 участников | 100 участников | По задаче делегации |
| Продолжительность | 2 дня / 1 ночь | 2 дня / 1 ночь | Дни и ночи по маршруту |
| Проживание | 60 одноместных стандартных номеров, завтрак | 100 одноместных стандартных номеров, завтрак | Категории и число номеров по брифу |
| Деловая часть | Один зал в первый день | Пленарный зал и отдельная секция | По составу встреч и посещений |
| Групповые маршруты | Один маршрут из Москвы и обратно | Два маршрута московского транспортного узла | По городам и окнам прибытия |
| Отдельные расходы | Билеты, дополнительные ночи, индивидуальные поездки | Билеты, дополнительные ночи, индивидуальные поездки | Билеты, участие в выставке, визовые и прочие услуги по составу |
ПРОСТРАНСТВО / МАРШРУТЫ / КОМФОРТ
Площадка, деловые залы и пространство для общения
Программа и пространство работают вместе.
Оцениваем не только зал, но и взаимное расположение гостиницы, регистрации, питания и программы. Для пакета на 60 участников предусмотрен один деловой зал первого дня; для 100 — пленарный и отдельная секция. Проверяем рассадку, видимость экрана, звук, проходы и время переходов. Точный технический состав и рабочие часы команды закрепляем в смете.
Сценическое событие, питание и перемещения гостей согласуем по времени. У организаторов есть единый план, а у участников — понятная навигация и контакт координатора.
Участник понимает весь маршрут, а не только адрес отеля.
В маршрутной памятке связываем точки сбора, контакты, заезд, время программы и обратное отправление. Названия залов в навигации совпадают с расписанием. Если часть гостей приезжает позже, заранее согласуем их встречу и питание. Вопросы изменений передаются одному ответственному, чтобы перевозчик, гостиница и команда на площадке получали согласованные сведения.
ЕДА / СЕРВИС / ЗАБОТА О ГОСТЯХ
Питание на протяжении двух дней
В обоих пакетах предусмотрены два обеда, один общий ужин, два кофе-брейка и завтрак после ночи в отеле. Меню, подачу и часы питания связываем с деловой программой, заселением и обратной дорогой.
- Состав и подача. Согласуем меню, порции, напитки, время подачи и число гостей. Проверяем, входят ли посуда, мебель, текстиль, официанты и уборка.
- Пищевые ограничения. Заранее собираем пожелания: вегетарианское меню, исключение отдельных продуктов и аллергены. Передаём их кейтерингу и согласуем маркировку блюд и возможности кухни.
- Условия площадки. Проверяем зоны подготовки, электричество, воду, доступ персонала и время доставки. Для выезда на природу предусматриваем подходящие условия хранения и подачи.
- Связь с программой. Кофе-брейк следует за сессией, ужин не мешает выступлению, поздно прибывшая группа получает согласованное питание. Изменения меню и числа порций отражаем в смете.
СОДЕРЖАНИЕ / ЛЮДИ / РЕПЕТИЦИЯ
Внутренние выступления и приглашённые эксперты
Организуем подготовку внутренних выступлений и согласование программы. Если проекту нужны внешние эксперты, артисты или звёзды, проверяем доступность, условия и райдер; гонорары добавляем отдельными позициями сметы.
Подбор по теме
Формируем список кандидатов под темы бизнеса, технологий, лидерства и культуры команды. Запрашиваем доступность, гонорар, партнёрские условия и райдер у представителей. Согласуем с вами кандидатуру и содержание; участие подтверждаем после договорённостей, а не по одному имени в презентации.
Программа на утверждение
Собираем выступления, вопросы, перерывы и вечернюю часть в единый тайминг. Согласуем тезисы, ведущего и модерацию. Указываем длительность блоков, время переходов и ответственных; фиксируем финальную версию программы.
Подготовка выступлений
Сводим презентации, требования к сцене, микрофонам и экрану. Организуем техническую проверку и согласованную репетицию. Для онлайн-спикера проверяем подключение; заранее определяем порядок действий при изменении программы.
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ СОБЫТИЯ
Два дня: от встречи группы до обратного выезда
Время заезда и освобождения номеров подтверждает отель. Согласуем его с маршрутом и программой до бронирования, а ранний заезд и поздний выезд считаем отдельно.
Обсудить программу ↗- Встреча и деловая программа
Групповой трансфер, регистрация, зал и внутренние выступления. В рабочем плане предусмотрены два кофе-брейка, первый обед и заселение в согласованное с отелем время.
- Общий ужин и общение
Участники встречаются после деловой части. Согласуем меню, место и время ужина; дополнительные шоу, артисты и продление программы требуют отдельного подтверждения.
- Завтрак и общая программа
После включённого завтрака проводим согласованную командную или культурную часть. Соотносим активность с освобождением номеров и вторым обедом, оставляем время собрать вещи.
- Отправление по маршрутам
Координаторы сверяют группы и точки посадки. Включённый групповой транспорт работает по утверждённым маршрутам; изменения и индивидуальные отправления согласуем отдельно.
ОПЫТ / ЕДИНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
Опыт многодневных мероприятий для большой команды
В практике PocketEvent — выездные корпоративные события примерно на 500 участников продолжительностью три дня.
500 УЧАСТНИКОВ / ТРИ ДНЯ
Концепция, программа и сопровождение
Для больших команд мы разрабатывали индивидуальную концепцию и активности, приглашали звёзд и спикеров, обеспечивали логистику и кейтеринг. Работу подрядчиков и участников связывали общей программой.
Новый MICE-проект рассчитываем по его географии, задачам и составу группы. Предложения на 60 и 100 участников в прайсе относятся к двум дням и одной ночи; трёхдневное событие и другой масштаб получают собственную комплектацию.
Обсудить наш деловой выезд ↗Что объединяем в новом проекте
- Цель. Деловая программа и содержание встречи.
- Поездка. Города, билеты и групповые маршруты.
- Размещение. Номера, списки расселения и заезд.
- Сервис. Питание и сопровождение участников.
- Управление. Версии программы, изменения и общая смета.
ПАРТНЁРСКИЕ УСЛОВИЯ / ЕДИНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
Больше организации.
Без лишних расходов.
Используем партнёрские скидки площадок, гостиниц, артистов, кейтерингов и транспортных компаний. Эти условия могут компенсировать стоимость нашей работы: итоговая смета бывает сопоставима с самостоятельной закупкой или ниже.
0%наценка агентства на авиабилеты
Партнёрские ценына площадки и услуги подрядчиков
Один проектот концепции до возвращения гостей
| Задача | Организуете сами | С PocketEvent |
|---|---|---|
| Площадка | Запрашиваете предложения и согласуете аренду, технику и часы доступа. | Подбираем площадки Москвы и России, запрашиваем партнёрские скидки и сравниваем полную комплектацию. |
| Артисты и топовые спикеры | Отдельно связываетесь с представителями, проверяете даты, гонорары и райдеры. | Ведём подбор, переговоры по условиям и доступным скидкам, согласование программы и сопровождение выступления. |
| Кейтеринг | Сравниваете меню, выход блюд, персонал, посуду и логистику подачи. | Подбираем меню и поставщика на партнёрских условиях; связываем питание с таймингом и числом гостей. |
| Авиабилеты и трансферы | Собираете маршруты и ведёте изменения поездок каждого участника. | Оформляем авиабилеты без нашей наценки, подбираем транспорт с учётом партнёрских условий и координируем группы. |
| Гостиницы | Проверяете наличие, групповые условия, списки размещения и сроки отмены. | Используем прямые контакты с гостиницами Москвы, запрашиваем групповые тарифы и ведём расселение. |
| Управление и итоговая цена | Сводите предложения подрядчиков и распределяете задачи внутри компании. Ваши договорные скидки также учитываются. | Показываем услуги подрядчиков, применённые скидки и вознаграждение за организацию в одной смете; сопоставляем итог с вашим вариантом. |
Скидки зависят от даты, объёма, площадки и конкретного подрядчика. Сравниваем итог после скидок и организационного вознаграждения, при одинаковых услугах и условиях. Универсального процента экономии для всех мероприятий нет.
Сравнить смету моего событияПРОЗРАЧНОСТЬ В ДЕТАЛЯХ
Цены на MICE-программы с проживанием
Оба пакета объединяют деловую программу и поездку на два дня с одной ночью в одноместных номерах. Вариант на 100 участников включает пленарный зал и отдельную секцию, два групповых маршрута и координацию потоков.
ЧТО БЕРЁМ НА СЕБЯ
Организация от первого брифа
до последнего трансфера
Организуем полный цикл, включая поездку и расселение, если они нужны вашему проекту. В стартовую цену входят только услуги, перечисленные в карточке выбранного пакета. Остальные задачи добавляем в смету с составом и стоимостью.
- Концепция и программа: бриф, креативная идея, сценарий, тайминг и утверждение материалов.
- Площадка и производство: подбор, согласование аренды, зонирование, сценография и координация технических служб.
- Артисты и спикеры: поиск, переговоры, согласование гонораров и райдеров, репетиции и сопровождение.
- Кейтеринг: подбор меню, учёт ограничений питания, согласование подачи, персонала и сервировки.
- Билеты и транспорт: маршруты по России, оформление поездок, встреча групп и расписание трансферов.
- Гостиницы: подбор, переговоры по групповым тарифам, бронирование и план расселения.
- Проведение: регистрация гостей, работа координаторов, контроль программы и взаимодействие подрядчиков.
- Завершение: выезд из гостиниц, обратные трансферы, сверка оказанных услуг и закрывающие документы.
Подбор и координация — работа агентства. Аренда, билеты и гонорары — стоимость самих услуг.
В карточках перечислены услуги подрядчиков и работа агентства, включённые в стартовый пакет. Каждый дополнительный зал, день, маршрут, номер и номер программы согласуем отдельно. В общей смете видны состав, стоимость и применённые партнёрские условия.
01 / СОСТАВ ПРОГРАММЫ
Деловой выезд с размещением
от 2 650 000 ₽
за 2 дня / 1 ночь в Москве или Подмосковье · 60 участников
- 60 одноместных номеров стандартной категории согласованного отеля на одну ночь, завтрак
- Деловой зал на первый день, экран, звук и сопровождение внутренних выступлений
- Два обеда, один общий ужин и два кофе-брейка на 60 участников
- Групповой трансфер по одному согласованному маршруту из Москвы и обратно
- Списки расселения, контроль заезда и выезда, координатор группы
- Короткая командная или культурная программа во второй день
- Разработка сценария, менеджмент, координация и вознаграждение PocketEvent в указанной сумме
Не включено: Стоимость авиа- и железнодорожного прибытия в Москву; Дополнительные ночи, индивидуальные трансферы, визы, страхование и выставочные взносы; Авиабилеты и железнодорожные билеты; наценка PocketEvent на авиабилет 0%, сам билет оплачивается отдельно; Гонорары приглашённых звёзд и внешних спикеров, специальные шоу и сложная застройка; Дополнительные часы и дни, сверх согласованного состава.
Рассчитать этот пакет ↗02 / СОСТАВ ПРОГРАММЫ
Региональная встреча с двумя потоками
от 3 600 000 ₽
за 2 дня / 1 ночь в Москве или Подмосковье · 100 участников
- 100 одноместных номеров стандартной категории согласованного отеля на одну ночь, завтрак
- Пленарный зал и отдельная секция с техникой в первый день
- Два обеда, общий ужин и два кофе-брейка на 100 участников
- Два согласованных групповых маршрута встречи и отправления в пределах московского транспортного узла
- Координаторы потоков, списки расселения и контроль изменений
- Общая командная или культурная программа второго дня
- Разработка сценария, менеджмент, координация и вознаграждение PocketEvent в указанной сумме
Не включено: Стоимость авиа- и железнодорожных билетов; Дополнительные ночи и индивидуальные поездки вне групповых маршрутов; Визовые, страховые и выставочные расходы; Авиабилеты и железнодорожные билеты; наценка PocketEvent на авиабилет 0%, сам билет оплачивается отдельно; Гонорары приглашённых звёзд и внешних спикеров, специальные шоу и сложная застройка; Дополнительные часы и дни, сверх согласованного состава.
Рассчитать этот пакет ↗03 / ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРОДАКШН
Индивидуальный MICE-проект
Смета под
вашу концепцию
несколько площадок, треков или дней
- Деловые площадки и техническая инфраструктура
- Программа, эксперты и культурная часть
- Маршруты, гостиницы и сопровождение группы
Число гостей — один из параметров. Для сложного проекта отдельно считаем каждый день и площадку.
Обсудить проектЦены «от» относятся к указанному числу гостей, длительности и составу на согласованную дату. Разработка, менеджмент, координация и вознаграждение PocketEvent уже включены; повторная комиссия сверху не начисляется. Итоговая смета фиксирует площадку, меню, райдер, налоги и обязательные сборы, условия переноса и изменения заказа. Оба пакета включают одну ночь в одноместных номерах и завтрак; дополнительные ночи и индивидуальные поездки оплачиваются отдельно. География стартового расчёта — Москва или Подмосковье. Наценка PocketEvent на авиабилет — 0%; это не бесплатный билет и не отмена тарифа перевозчика и его условий.
- 01 Площадка и питание
- Проверяем часы аренды, меню, обслуживание, уборку, минимальный заказ и условия своего алкоголя. Площадка со своей кухней и лофт с выездным кейтерингом требуют разных расчётов.
- 02 Программа и оформление
- Фиксируем состав программы, часы работы ведущего и артистов, оформление. Дополнительный номер или фотозона включаются после согласования стоимости.
- 03 Техника и логистика
- Уточняем звук, свет, доставку, монтаж и демонтаж. Учитываем оборудование площадки, чтобы не оплачивать одинаковые позиции дважды.
- 04 Подготовка и управление
- Агентское вознаграждение — оплата подготовки и управления проектом. В смете нужны сумма или процент, база его начисления и налоговые условия. Уже включённую в пакет организацию повторно не прибавляют.
Как работает комиссия: условный расчёт при расходах на подрядчиков 3 000 000 ₽ и ставке 10% — 300 000 ₽ за организацию, всего 3 300 000 ₽ до отдельно согласованных расходов и налогов. Это пример формулы, а не установленный тариф PocketEvent.
Как сравнивать предложения: при одинаковом числе гостей сопоставляйте меню, часы аренды и работы команды, технику, доставку, вознаграждение и налоги. Цена за гостя без этой расшифровки не показывает полный бюджет.
ОРГАНИЗАЦИЯ БЕЗ ПРОБЕЛОВ
Как управляем подготовкой и изменениями в поездке
- 01Бриф и ограничения
Уточняем цель, аудиторию, дату, бюджет и обязательные требования. Определяем, кто согласует концепцию, смету и материалы, чтобы комментарии приходили согласованно.
На выходе — единый бриф - 02Концепция и состав
Обсуждаем формат, площадку, программу и варианты комплектации. Проверяем, что предложенные активности подходят гостям, а пространство — сценарию и техническому заданию.
На выходе — выбранное решение - 03Рабочий план
Сводим сценарий, смету, график монтажа, контакты и зоны ответственности. До события согласуем порядок изменений, материалы для экрана и финальный состав участников.
На выходе — комплект согласований - 04Координация события
Работаем по согласованному таймингу и распределённым ролям. Проверяем готовность пространства и техники; изменения обсуждаются с ответственным представителем заказчика.
На выходе — закрытие проекта
До производства согласуем доступ к материалам компании и правила публикации кадров. Фото и видео участников используем по согласованным условиям. Дополнительные задачи и изменения состава закрепляем в рабочем плане и смете.
ЖУРНАЛ / ОСОЗНАННЫЙ ВЫБОР
Полезно до
первого брифа
Разбираем подготовку, бюджет и критерии выбора организатора. Материалы помогают сформулировать задачу и сравнить предложения при одинаковом составе работ.
Как составить смету большого мероприятия
Расходы подрядчиков, работа агентства, скидки и логистика: что сравнивать в предложениях.
Читать материал ↗Чек-лист подготовки корпоративного события
Решения и согласования от первого брифа до расселения, выхода спикеров и обратных трансферов.
Читать материал ↗Как выбрать event-агентство и читать рейтинги
Как оценить похожие проекты, отзывы, команду и методику подборки, а не только место в списке.
Читать материал ↗ПЕРЕД ПЕРВЫМ РАЗГОВОРОМ
Вопросы об организации MICE-мероприятий
Практические детали, которые помогают подготовить бриф и сравнить предложения.
Что входит в организацию MICE-мероприятия?
Согласованный проект может объединять деловую встречу, конференцию, мотивационную программу или участие делегации в выставке с поездкой и размещением. Мы связываем содержание, подрядчиков и сопровождение группы. Конкретные услуги перечисляются в смете; одно название MICE не включает автоматически выставочный стенд, билеты или внешних звёзд.
Сколько стоит MICE-мероприятие в Москве?
Деловой выезд с размещением — от 2 650 000 ₽, за 2 дня / 1 ночь в Москве или Подмосковье · 60 участников. Региональная встреча с двумя потоками — от 3 600 000 ₽, за 2 дня / 1 ночь в Москве или Подмосковье · 100 участников. Состав и исключения каждого пакета приведены в прайсе. Вознаграждение агентства уже включено. Дату, комплектацию, налоговые условия и итоговую сумму фиксируем в смете.
Включены ли гостиница и питание?
Да. Оба стартовых пакета включают одну ночь в одноместных стандартных номерах согласованного отеля, завтрак, два обеда, один общий ужин и два кофе-брейка. Категории, меню и часы фиксируем до заказа. Дополнительные ночи, ранний заезд и поздний выезд обсуждаются и оплачиваются отдельно.
Как устроены включённые трансферы?
Для 60 участников предусмотрен один согласованный групповой маршрут из Москвы и обратно. Для 100 — два маршрута встречи и отправления в пределах московского транспортного узла. Точки, часы, транспорт и состав групп фиксируем в плане. Индивидуальные поездки вне этих маршрутов в стартовую цену не входят.
Авиабилеты входят в цену и что означает наценка 0%?
Стоимость авиа- и железнодорожных билетов не включена в эти пакеты. Наценка PocketEvent на авиабилет составляет 0%, сам билет оплачивается по согласованному тарифу. Багаж, обмен, возврат и сборы перевозчика зависят от условий выбранного бронирования; нулевая наценка не делает билет бесплатным.
Можно провести MICE-проект в другом регионе или за рубежом?
Да, обсуждаем географию и проверяем маршрут под даты, состав группы и программу. Стартовые суммы на странице относятся к Москве или Подмосковью; для другого региона и зарубежья составляется отдельная смета. Документы, визовые, страховые и выставочные расходы уточняются по конкретному проекту.
Что происходит при изменении списка участников или дат?
Проверяем сроки и условия поставщиков, доступность номеров, мест и транспорта. Показываем, какие позиции можно изменить и какие расходы уже зафиксированы. После согласования обновляем список, программу и смету. Бесплатную отмену всех услуг или сохранение прежней цены при любой замене не обещаем.
Можно добавить ещё один день, секцию или приглашённого спикера?
Да, после проверки площадки, гостиницы и команды. Дополнительная ночь, день работы, секция, индивидуальный маршрут или гонорар внешнего эксперта отражаются отдельными позициями. Включённые услуги выбранного пакета повторно не начисляются; новая версия сметы показывает только согласованный состав.
РАССКАЖИТЕ О ВАШЕМ СОБЫТИИ
Обсудить маршрут и задачу вашей команды
Укажите цель, города участников, предполагаемые даты и длительность. Обсудим программу, размещение и маршруты; точный состав проекта закрепим в смете.
Можно заполнить форму
или продолжить разговор в мессенджере.
ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ / НЕЗАВИСИМАЯ ПЛОЩАДКА
Что говорят
наши клиенты
Отзывы о работе команды — в Яндекс Картах. Ниже короткие выдержки с именами и датами; полные тексты и актуальные оценки доступны в карточке агентства.
«Заказывала корпоратив для компании Савушкин»Полный отзыв в Яндексе ↗
«отвечают на все вопросы, подробно прорабатывают детали»Полный отзыв в Яндексе ↗
«оперативно ответили, быстро рассчитали стоимость»Полный отзыв в Яндексе ↗