Проект для Газпрома в Дубае
Зарубежное мероприятие на площадке 1 000 м² — часть опыта PocketEvent.
О проекте ↗
POCKETEVENT · МОСКВА И ПОДМОСКОВЬЕ
Организация конгрессов в Москве
Большой масштаб. Параллельные секции. Единое управление.
Организуем конгрессы в Москве: многодневные события с пленарной программой, параллельными секциями и большим потоком участников. Связываем решения оргкомитета, работу спикеров, площадку, регистрацию, питание и технические службы. Готовим общий план, по которому команды залов действуют согласованно. Содержание профессиональной программы утверждает заказчик, а мы обеспечиваем организационные условия её проведения.
Организация конгресса · 500 гостей · 2 дня — от 12 437 000 ₽ ↓КОНЦЕПЦИЯ · ПРОГРАММА · ОРГАНИЗАЦИЯ3D Рендер — концепция: организация конгресса
Организация конгресса.
Программа, площадка и сервис под вашу задачу.
Программа, площадка и сервис под вашу задачу.
Организуем конгрессы в Москве: многодневные события с пленарной программой, параллельными секциями и большим потоком участников. Связываем решения оргкомитета, работу спикеров, площадку, регистрацию, питание и технические службы. Готовим общий план, по которому команды залов действуют согласованно. Содержание профессиональной программы утверждает заказчик, а мы обеспечиваем организационные условия её проведения.
↓POCKETEVENT / ОПЫТ БОЛЬШИХ СОБЫТИЙ
За этим событием —
команда с историей.
С 2013 года организуем корпоративные и деловые мероприятия. В опыте команды — сотни событий в России и за рубежом, конференции и встречи распределённых коллективов.
С 2013работаем в организации событий
Сотнимероприятий в опыте команды
Россия и миропыт российских и зарубежных проектов
VR-мероприятие на 2 000 участников
Мероприятие в виртуальной реальности для большой аудитории дополняет опыт очных событий.
О формате и опыте ↗Обсудим опыт, близкий к вашей задаче. На первом разговоре сопоставим формат, число участников, географию и состав работ. Подробности проектов и доступные материалы обсуждаем с учётом договорённостей с клиентами.
Обсудить похожий проектКак управлять конгрессом с несколькими потоками
Начинаем с задачи компании, состава гостей и желаемого способа участия. Затем согласуем программу и границы работ.
Оргкомитет и решения
Определяем, кто утверждает программу, бюджет, спикеров и изменения. Создаём календарь контрольных решений и одну актуальную версию расписания. Параллельные согласования без владельца решения приводят к конфликтам залов и подрядчиков, поэтому ответственность фиксируем до начала подготовки.
Пленарная часть и секции
Строим сетку сессий с учётом переходов, обедов и участия спикеров в нескольких треках. Вместимость секционных залов рассчитываем по интересу аудитории. Если программа предполагает больше помещений, они получают собственную техническую и кадровую комплектацию.
Регистрация большого потока
Согласуем категорию допуска, бейджи, стойки регистрации и решение для изменений списка. Отдельно планируем пиковое прибытие и повторный вход. Передача персональных данных и использование регистрационного сервиса описываются в рабочем задании.
Единый штаб
Руководитель проекта получает информацию от координаторов залов и технической команды. Для изменения времени действует понятный порядок оповещения модераторов, кухни и навигации. Это позволяет управлять последовательностью действий, не перекладывая каждую задержку на заказчика.
Организация под задачи вашего события
Содержание утверждает заказчик; мы связываем его с пространством, людьми и рабочим планом.
Задача и аудитория
Уточняем профессиональный состав гостей, языки общения, уровень знакомства с темой и ожидаемый результат встречи. В брифе фиксируем число участников, длительность, формат дискуссий и требования к доступности. Если гости прибывают из регионов, заранее связываем программу с расписанием поездов, самолётов и заселением.
Программа и решения
Готовим рабочее расписание и перечень решений: темы, спикеры, залы, питание и технический состав. Назначаем ответственных за утверждение каждой части. После согласования ведём одну актуальную версию программы; новые помещения, дополнительные часы и изменения объёма работ пересчитываем до их заказа.
ВАШ КОРПОРАТИВ / 5 ШАГОВ
Обсудить проект.
Начнём с вашей команды.
Ответьте на несколько вопросов. Соберём исходные данные для программы: повод, масштаб, формат и важные ограничения.
Бюджет ещё не определён?
Это тоже подходящая отправная точка.
ВЫБИРАЕМ НАСТРОЕНИЕ
Форматы и варианты программы
Выбираем структуру по задаче заказчика. Стартовые пакеты имеют конкретный состав; дополнительные помещения, трансляции и специальные зоны рассчитываются отдельно.
Конгресс с двумя секциями
Пленарный старт и два параллельных трека в рамках одной площадки. Базовый состав помещений и работы команды указан в прайсе.
Обсудить этот формат ↗
Конгресс с экспозицией
Деловая программа дополняется стендами и партнёрскими зонами. Выставочная площадь, застройка, электричество и работа экспонентов рассчитываются отдельно.
Обсудить этот формат ↗
Межрегиональная программа
Прибытие делегатов из нескольких городов, размещение и общий деловой график. Travel-смета составляется отдельно от работы площадки.
Обсудить этот формат ↗Многодневная программа требует отдельных управленческих решений
Эти детали влияют на содержание, подготовку и смету именно этой программы.
Вместимость и маршруты
Проверяем не только число кресел пленарного зала, но и фойе, санитарные зоны, гардероб и переходы. Для популярных секций предусматриваем регулирование потока и понятную навигацию. Дополнительные экраны и трансляция в соседние зоны считаются отдельно.
Докладчики и версии
Для каждого выступления собираем тему, имя, презентацию и технические потребности. Координатор фиксирует окончательную версию и время выступления. Замена докладчика должна одновременно попасть в расписание, ведущим и службе регистрации.
Два дня без сложения часов
В стартовом составе предусмотрены два программных дня по восемь часов. Время параллельных секций не суммируется с пленарным временем: они идут внутри общей сетки. Монтаж согласуется отдельно от гостевого расписания; дополнительные дни требуют перерасчёта.
Материалы после конгресса
Определяем перечень выдаваемых файлов и ответственного за их согласование. Передаём только разрешённые материалы. Видеозапись всех секций, расшифровки, публикация сборника и сопровождение профессиональной аккредитации не входят в базовый пакет.
УДАЛЁННАЯ КОМАНДА / ОБЩАЯ ВСТРЕЧА
Вся Россия.
Одна точка встречи.
Собираем команды из городов России: оформляем билеты, согласуем трансферы, гостиницы и обратную дорогу. Наценка PocketEvent на авиабилет — 0%.
АВИАБИЛЕТЫ / 0% НАЦЕНКИ
Новосибирск → МоскваБилеты · встреча · отель · мероприятие · обратная дорога
Города показаны для примера. Рейсы и пересадки подбираем под даты события.
ПЕРЕЛЁТЫ КОМАНДЫБилеты берём на себя.
Маршруты, тарифы, оформление билетов и координацию прилётов связываем с программой события.
0%наценка PocketEvent
на авиабилеты
на авиабилеты
Билет оплачивается отдельно. Багаж, обмен, возврат и сборы зависят от тарифа перевозчика. 0% — только наша наценка на авиабилет.
- 01Город отправления
- 02Перелёт или поезд
- 03Отель и трансфер
- 04Событие и дорога домой
Перелёты и билеты
Собираем города, даты и состав приезжающих. Подбираем билеты по согласованным тарифам отдельно от цены вечернего пакета.
Гостиницы и проживание
Подбираем гостиницы и план расселения при необходимости. Ночи, ранний заезд и поздний выезд подтверждаем отдельными условиями.
Встреча и трансферы
Согласуем точки посадки, число мест и время возвращения. Перевозка гостей оплачивается отдельно; учитываем фактическое окончание вечера.
Единая координация
Готовим гостевую памятку с адресами и контактами. Координатор связывает прибытие групп с регистрацией и программой.
Поездки — часть единого проекта. Подбор маршрутов, гостиниц и транспорта связываем с общей организацией. Билеты, проживание и трансферы показываем в смете отдельными строками по фактическому составу поездок. Наценка PocketEvent на авиабилеты — 0%.
Рассчитать встречу командыГОСТИНИЦЫ / РАССЕЛЕНИЕ / СОПРОВОЖДЕНИЕ
Вся команда размещена.
Каждый гость учтён.
По отдельной смете подбираем гостиницы для гостей из регионов и организуем расселение. Проживание связываем с прибытием и завершением вечера; в стартовые пакеты оно не входит.
- Подбор и партнёрские условия
- Сравниваем расположение, категории номеров, завтраки и условия группового бронирования. Запрашиваем партнёрские тарифы на нужные даты; согласуем объём номерного фонда и срок его подтверждения.
- План расселения
- Собираем rooming list: кто, в каком номере и на какие даты размещается. Учитываем одноместное и совместное проживание, пожелания команды, ранние прилёты и дополнительные ночи.
- Заселение без разрозненных задач
- Передаём согласованные списки в отель, планируем прибытие групп и информирование гостей. Связываем работу стойки размещения с расписанием транспорта и началом программы.
- Изменения и выезд
- Координируем изменения списков, продление проживания и выезд. Условия отмены, раннего заезда и позднего выезда согласуем заранее; доплаты отражаем в общей смете.
ВЫБОР ПО ЗАДАЧЕ
Комплектация и сравнение вариантов
Сопоставляем программу и организационные условия. Каждое решение рассчитывается для одинакового числа участников и согласованных дат.
| Параметр | Конгресс с двумя секциями | Конгресс с экспозицией | Межрегиональная программа |
|---|---|---|---|
| Формат | Конгресс с двумя секциями | Конгресс с экспозицией | Межрегиональная программа |
| Задача | Пленарный старт и два параллельных трека в рамках одной площадки | Деловая программа дополняется стендами и партнёрскими зонами | Прибытие делегатов из нескольких городов, размещение и общий деловой график |
| Программа | Одна согласованная структура | Дополнительные содержательные блоки | Расширенный состав участников и сервисов |
| Исходные данные | Дата, число гостей, темы и регламент | Сетка выступлений, материалы и требования | Маршруты, языки и специальные задачи |
| Смета | По перечисленному составу пакета | По числу зон и объёму подготовки | С отдельным расчётом дополнительных услуг |
СВОБОДА БЫТЬ СОБОЙ
Пространство и комфорт участников
Программа и пространство работают вместе.
Проверяем обзор сцены, маршруты между залами, работу регистрации, доступность мест и удобство перерывов. При большой аудитории назначаем координаторов по зонам и разводим потоки на входе и у питания. Участники получают понятное расписание, а выступающие — отдельный контакт по организационным вопросам. Спокойное пространство для общения дополняет основную программу.
Сценическое событие, питание и перемещения гостей согласуем по времени. У организаторов есть единый план, а у участников — понятная навигация и контакт координатора.
Просторные переговорные залы и большие зоны нетворкинга.
Выбираем площадку с отдельными залами для командных сессий, встреч руководителей и переговоров. Проверяем вместимость при нужной рассадке, акустическое разделение, экраны и подключение участников. В общем фойе предусматриваем достаточно пространства для общения нескольких групп одновременно. Комнаты для дежурных специалистов отделяем от музыкальной программы.
ЕДА / СЕРВИС / ЗАБОТА О ГОСТЯХ
Кейтеринг под формат
и ритм события
Питание входит в оба полных пакета на их число гостей. Согласуем меню и последовательность подач, чтобы сервис не мешал выступлениям. Алкоголь рассчитывается отдельно.
- Состав и подача. Согласуем меню, порции, напитки, время подачи и число гостей. Проверяем, входят ли посуда, мебель, текстиль, официанты и уборка.
- Пищевые ограничения. Заранее собираем пожелания: вегетарианское меню, исключение отдельных продуктов и аллергены. Передаём их кейтерингу и согласуем маркировку блюд и возможности кухни.
- Условия площадки. Проверяем зоны подготовки, электричество, воду, доступ персонала и время доставки. Для выезда на природу предусматриваем подходящие условия хранения и подачи.
- Связь с программой. Кофе-брейк следует за сессией, ужин не мешает выступлению, поздно прибывшая группа получает согласованное питание. Изменения меню и числа порций отражаем в смете.
СОДЕРЖАНИЕ / ЛЮДИ / РЕПЕТИЦИЯ
Топовые спикеры.
Программа под вашу задачу.
Ведущий, DJ и номера по выбранной карточке входят в пакет. Приглашённая звезда, внешний спикер и замена включённого состава требуют отдельного согласования гонорара и райдера.
Подбор по теме
Согласуем содержание и длительность номеров, доступность исполнителей и технические требования. Звёздные имена без подтверждения участия в программу не ставим.
Программа на утверждение
Ведущий объединяет обращения компании, интерактивы, музыку и шоу. Между блоками оставляем время для еды и разговоров.
Подготовка выступлений
До встречи проверяем звук, свет, экран и выходы артистов. Дополнительные эффекты и изменения райдера включаем в смету после согласования.
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ СОБЫТИЯ
Как проходит подготовка и событие
Рабочий план разделяет предварительную подготовку, монтаж и гостевую программу. Точную продолжительность каждого этапа фиксируем в смете.
Обсудить программу ↗- Бриф и программа
Уточняем задачу, аудиторию, темы и ответственность за содержательные решения. Согласуем список исходных данных и календарь подготовки.
- Площадка и подрядчики
Утверждаем залы, меню, технические требования и маршрут гостей. Собираем презентации и проверяем согласованность всех служб.
- Регистрация и деловая работа
Координируем прибытие, выступления, вопросы, переходы и перерывы. Изменения передаём команде через руководителя проекта.
- Материалы и расчёты
Передаём согласованные материалы и организационный отчёт по составу договора. Подтверждаем дополнительные работы и завершение обслуживания гостей.
ОПЫТ ВЫЕЗДНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
500 участников.
Три дня вместе.
Опыт крупных корпоративных выездов помогает координировать гостей, артистов и службы. Развлекательную концепцию вашего вечера разрабатываем отдельно по аудитории и задаче.
КОМАНДА / ПРОГРАММА / ПОЛНЫЙ ЦИКЛОт идеи до организации
От идеи до организации
всего выезда
Организовывали трёхдневные корпоративные выезды примерно на 500 человек: концепция, звёзды и спикеры, логистика, кейтеринг и активности под компанию.
Этот опыт помогает организовать работу большой команды и нескольких подрядчиков. Состав и бюджет вашего события определяем по отдельному брифу.
Обсудить выезд для моей команды ↗Что берём на себя
- Индивидуальная концепция. Разрабатываем общую идею события и активности под компанию.
- Звёзды и спикеры. Приглашаем участников развлекательной и деловой программы.
- Логистика выезда. Организуем перемещения команды в рамках согласованного проекта.
- Кейтеринг. Обеспечиваем питание участников на мероприятии.
- Три дня программы. Объединяем содержание и организацию в один проект.
ПАРТНЁРСКИЕ УСЛОВИЯ / ЕДИНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
Больше организации.
Без лишних расходов.
Партнёрские скидки площадок, гостиниц, артистов, кейтеринга и транспорта могут компенсировать нашу работу. Итог бывает сопоставим с самостоятельной закупкой или ниже.
0%наценка агентства на авиабилеты
Партнёрские ценына площадки и услуги подрядчиков
Один проектот концепции до возвращения гостей
| Задача | Организуете сами | С PocketEvent |
|---|---|---|
| Площадка | Запрашиваете предложения и согласуете аренду, технику и часы доступа. | Подбираем площадки Москвы и России, запрашиваем партнёрские скидки и сравниваем полную комплектацию. |
| Артисты и топовые спикеры | Отдельно связываетесь с представителями, проверяете даты, гонорары и райдеры. | Ведём подбор, переговоры по условиям и доступным скидкам, согласование программы и сопровождение выступления. |
| Кейтеринг | Сравниваете меню, выход блюд, персонал, посуду и логистику подачи. | Подбираем меню и поставщика на партнёрских условиях; связываем питание с таймингом и числом гостей. |
| Авиабилеты и трансферы | Собираете маршруты и ведёте изменения поездок каждого участника. | Оформляем авиабилеты без нашей наценки, подбираем транспорт с учётом партнёрских условий и координируем группы. |
| Гостиницы | Проверяете наличие, групповые условия, списки размещения и сроки отмены. | Используем прямые контакты с гостиницами Москвы, запрашиваем групповые тарифы и ведём расселение. |
| Управление и итоговая цена | Сводите предложения подрядчиков и распределяете задачи внутри компании. Ваши договорные скидки также учитываются. | Показываем услуги подрядчиков, применённые скидки и вознаграждение за организацию в одной смете; сопоставляем итог с вашим вариантом. |
Сравниваем одинаковые услуги после скидок и агентского вознаграждения. Условия зависят от даты и подрядчиков; единого процента экономии нет.
Сравнить смету моего событияПРОЗРАЧНОСТЬ В ДЕТАЛЯХ
Цены: организация конгресса
Два стартовых пакета PocketEvent: «Организация конгресса · 500 гостей · 2 дня» и «Организация конгресса · 1000 гостей · 2 дня». Сравните длительность, число участников, включённые услуги и исключения; программу и итоговую смету согласуем под вашу задачу.
ЧТО БЕРЁМ НА СЕБЯ
Организация от первого брифа
до последнего трансфера
Организуем полный цикл, включая поездку и расселение, если они нужны вашему проекту. В стартовую цену входят только услуги, перечисленные в карточке выбранного пакета. Остальные задачи добавляем в смету с составом и стоимостью.
- Концепция и программа: бриф, креативная идея, сценарий, тайминг и утверждение материалов.
- Площадка и производство: подбор, согласование аренды, зонирование, сценография и координация технических служб.
- Артисты и спикеры: поиск, переговоры, согласование гонораров и райдеров, репетиции и сопровождение.
- Кейтеринг: подбор меню, учёт ограничений питания, согласование подачи, персонала и сервировки.
- Билеты и транспорт: маршруты по России, оформление поездок, встреча групп и расписание трансферов.
- Гостиницы: подбор, переговоры по групповым тарифам, бронирование и план расселения.
- Проведение: регистрация гостей, работа координаторов, контроль программы и взаимодействие подрядчиков.
- Завершение: выезд из гостиниц, обратные трансферы, сверка оказанных услуг и закрывающие документы.
Подбор и координация — работа агентства. Аренда, билеты и гонорары — стоимость самих услуг.
В карточках перечислены услуги подрядчиков и работа агентства, включённые в стартовый пакет. Каждый дополнительный зал, день, маршрут, номер и номер программы согласуем отдельно. В общей смете видны состав, стоимость и применённые партнёрские условия.
01 / СОСТАВ ПРОГРАММЫ
Организация конгресса · 500 гостей · 2 дня
от 12 437 000 ₽
за событие · 500 участников · 2 дня по 8 ч · Москва
- Пленарный зал и два секционных зала; координация до 20 докладчиков заказчика, регистрация и работа штаба
- Подбор и аренда 3 зала/залов на одной площадке Москвы на 2 программный день; суммарная аудитория 500 человек
- Ежедневно: два кофе-брейка и обед, вода в залах; меню и порции по спецификации; расчёт на 500 участников
- Руководитель проекта, режиссёр-координатор и 8 координаторов по зонам; техническая команда
- Экран, звук, микрофоны и показ презентаций в каждом перечисленном зале; базовая графика по материалам заказчика
- Фотограф до 3 часов в каждый программный день; согласованные фотографии без отдельной видеосъёмки
- Разработка организационного сценария, управление подрядчиками и вознаграждение PocketEvent
Не включено: Билеты, гостиницы, трансферы и питание вне перечисленной программы; Гонорары приглашённых внешних спикеров, артисты и развлекательное шоу; Переводчики, синхронный перевод, трансляция, видеозапись и монтаж; Дополнительные залы, дни, часы, выставочная застройка и сложный декор; Подарки, алкоголь, специальная полиграфия и производство материалов сверх базового состава.
Два дня по 8 часов, всего 16 часов гостевой программы. Параллельные блоки входят в это время, а не прибавляются. Монтаж и технический доступ согласуем заранее; продление и дорога не включены.
Рассчитать этот пакет ↗02 / СОСТАВ ПРОГРАММЫ
Организация конгресса · 1000 гостей · 2 дня
от 24 937 000 ₽
за событие · 1000 участников · 2 дня по 8 ч · Москва
- Пленарный зал и два секционных зала; координация до 20 докладчиков заказчика, регистрация и работа штаба
- Подбор и аренда 3 зала/залов на одной площадке Москвы на 2 программный день; суммарная аудитория 1000 человек
- Ежедневно: два кофе-брейка и обед, вода в залах; меню и порции по спецификации; расчёт на 1000 участников
- Руководитель проекта, режиссёр-координатор и 12 координаторов по зонам; техническая команда
- Экран, звук, микрофоны и показ презентаций в каждом перечисленном зале; базовая графика по материалам заказчика
- Фотограф до 3 часов в каждый программный день; согласованные фотографии без отдельной видеосъёмки
- Разработка организационного сценария, управление подрядчиками и вознаграждение PocketEvent
Не включено: Билеты, гостиницы, трансферы и питание вне перечисленной программы; Гонорары приглашённых внешних спикеров, артисты и развлекательное шоу; Переводчики, синхронный перевод, трансляция, видеозапись и монтаж; Дополнительные залы, дни, часы, выставочная застройка и сложный декор; Подарки, алкоголь, специальная полиграфия и производство материалов сверх базового состава.
Два дня по 8 часов, всего 16 часов гостевой программы. Параллельные блоки входят в это время, а не прибавляются. Монтаж и технический доступ согласуем заранее; продление и дорога не включены.
Рассчитать этот пакет ↗03 / ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРОДАКШН
Фестиваль или форум
Смета под
вашу концепцию
несколько площадок, треков или дней
- Сцена, застройка и инфраструктура
- Спикеры, артисты и авторская программа
- Поездки, гостиницы и трансферы
Число гостей — один из параметров. Для сложного проекта отдельно считаем каждый день и площадку.
Обсудить проектЦены «от» относятся к указанным числу гостей, помещениям, длительности и составу в Москве. Вознаграждение PocketEvent включено; налоговые условия и итог к оплате фиксируем в смете. Доступность площадки, команда и меню подтверждаются до договора. Наценка на авиабилет — 0%, сам билет оплачивается отдельно. Специальные требования и работы сверх перечня требуют перерасчёта. Изображения показывают концепцию, а объём оформления определяется письменной спецификацией.
- 01 Площадка и питание
- Проверяем часы аренды, меню, обслуживание, уборку, минимальный заказ и условия своего алкоголя. Площадка со своей кухней и лофт с выездным кейтерингом требуют разных расчётов.
- 02 Программа и оформление
- Фиксируем состав программы, часы работы ведущего и артистов, оформление. Дополнительный номер или фотозона включаются после согласования стоимости.
- 03 Техника и логистика
- Уточняем звук, свет, доставку, монтаж и демонтаж. Учитываем оборудование площадки, чтобы не оплачивать одинаковые позиции дважды.
- 04 Подготовка и управление
- Агентское вознаграждение — оплата подготовки и управления проектом. В смете нужны сумма или процент, база его начисления и налоговые условия. Уже включённую в пакет организацию повторно не прибавляют.
Как работает комиссия: условный расчёт при расходах на подрядчиков 3 000 000 ₽ и ставке 10% — 300 000 ₽ за организацию, всего 3 300 000 ₽ до отдельно согласованных расходов и налогов. Это пример формулы, а не установленный тариф PocketEvent.
Как сравнивать предложения: при одинаковом числе гостей сопоставляйте меню, часы аренды и работы команды, технику, доставку, вознаграждение и налоги. Цена за гостя без этой расшифровки не показывает полный бюджет.
ОРГАНИЗАЦИЯ БЕЗ ПРОБЕЛОВ
Подготовка
и ответственность
- 01Бриф и ограничения
Уточняем цель, гостей, дату, бюджет и ограничения. Назначаем ответственных за согласования.
На выходе — единый бриф - 02Концепция и состав
Выбираем формат, площадку и состав услуг под гостей и сценарий.
На выходе — выбранное решение - 03Рабочий план
Сводим сценарий, смету, монтаж и ответственность. Утверждаем материалы и порядок изменений.
На выходе — комплект согласований - 04Координация события
Проверяем готовность площадки и техники, координируем тайминг. Изменения согласуем с заказчиком.
На выходе — закрытие проекта
До события согласуем доступ к материалам и условия использования фото и видео. Изменения состава фиксируем в плане и смете.
ЖУРНАЛ / ОСОЗНАННЫЙ ВЫБОР
Полезно до
первого брифа
Материалы о бюджете, подготовке и выборе организатора помогают составить бриф и сравнить предложения.
Как составить смету большого мероприятия
Состав сметы, скидки и работа агентства.
Читать материал ↗Чек-лист подготовки корпоративного события
От брифа до расселения и обратных трансферов.
Читать материал ↗Как выбрать event-агентство и читать рейтинги
Как проверить проекты, отзывы и методику рейтинга.
Читать материал ↗ПЕРЕД ПЕРВЫМ РАЗГОВОРОМ
Вопросы
и ответы
Практические детали, которые помогают подготовить бриф и сравнить предложения.
Сколько стоит организация конгресса в Москве?
Организация конгресса · 500 гостей · 2 дня — от 12 437 000 ₽, за событие · 500 участников · 2 дня по 8 ч · Москва. Организация конгресса · 1000 гостей · 2 дня — от 24 937 000 ₽, за событие · 1000 участников · 2 дня по 8 ч · Москва. Состав и исключения каждого пакета приведены в прайсе. Вознаграждение агентства уже включено. Дату, комплектацию, налоговые условия и итоговую сумму фиксируем в смете.
Чем конгресс отличается от обычной конференции?
В предлагаемом составе это многодневное событие с оргкомитетом, пленарной программой и параллельными секциями. Если нужен один поток докладов на один день, подберём конференционную комплектацию.
Сколько залов входит в цену?
Стартовые пакеты рассчитаны на один пленарный зал и два секционных зала на одной площадке. Их вместимость и распределение гостей фиксируем до бронирования.
Вы отвечаете за научную программу?
За профессиональное содержание и отбор докладов отвечает оргкомитет заказчика. Мы координируем график, подготовку спикеров и организационные условия.
Выставочные стенды включены?
Нет. Экспозиция рассчитывается отдельно по площади, конструкции, электрике, срокам монтажа и требованиям каждого участника.
Можно добавить третий день?
Да, после проверки доступности площадки и команды. Пересчитываем аренду, питание, оборудование, персонал и продолжительность размещения.
Вы организуете приезд и проживание?
Да. По отдельному согласованному составу берём на себя билеты, трансферы, гостиницы и координацию прибытия из разных городов России. Наценка PocketEvent на авиабилет — 0%; сам билет и условия перевозчика учитываются в смете.
Что нужно отправить для расчёта?
Укажите дату, город, число гостей, задачу и желаемую длительность. Полезно приложить ограничения площадки, ориентир бюджета и сведения об уже выбранных подрядчиках. После уточнения брифа подготовим состав работ с включёнными услугами и исключениями.
РАССКАЖИТЕ О ВАШЕМ СОБЫТИИ
Обсудим программу, площадку и бюджет
Уже есть идея? Напишите нам напрямую. Укажите повод, количество гостей и то, что важно команде: это поможет предметно обсудить программу и состав работ.
Можно заполнить форму
или продолжить разговор в мессенджере.
ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ / НЕЗАВИСИМАЯ ПЛОЩАДКА
Что говорят
наши клиенты
Выдержки из отзывов с именами и датами. Полные тексты и актуальные оценки — в Яндекс Картах.
«Заказывала корпоратив для компании Савушкин»Полный отзыв в Яндексе ↗
«отвечают на все вопросы, подробно прорабатывают детали»Полный отзыв в Яндексе ↗
«оперативно ответили, быстро рассчитали стоимость»Полный отзыв в Яндексе ↗